In 10 Jahren Vortragstätigkeit habe ich Tausende von E-Mail-Adressen von Seminarteilnehmern erhalten. Diese tragen sich im Vortrag in eine E-Mail-Liste ein und erhalten dann per Mail von uns weitere Informationen zum Seminar. Aus dieser Erfahrung und auch als Informatiker möchte ich hier ein paar Ratschläge geben, wie man am besten die E-Mail-Adresse – und die E-Mail-Signatur – gestalten sollte. Die Kunden werden dankbar sein!

Es gibt grundsätzlich zwei Arten von E-Mail-Adressen: Solche, die bei einem E-Mail-Anbieter wie GMX oder Hotmail geführt werden, und solche, die in Verbindung mit der eigenen Domain stehen (also einer individuellen Webadresse, unter der z.B. auch die eigene Homepage zu erreichen ist). Der Unterschied liegt darin, was “hinter dem @” steht. Im ersten Fall steht dort z.B. @beispiel-anbieter.de, im zweiten Fall eben der selbst gewählte Domainname (hier z.B. @stephanblum.net).

Was ist besser? Es gibt Stimmen, die es für unprofessionell halten, wenn die E-Mail-Adresse “nur” bei einem der bekannten Mail-Anbieter geführt wird. Ich persönlich teile diese Ansicht aber nicht.

Ich finde, es ist grundsätzlich egal, “wo” die E-Mail-Adresse läuft (natürlich finde ich unbedingt, dass ein Unternehmer eine Homepage haben sollte – aber das hat mit der E-Mail-Adresse erstmal nichts zu tun). Die sog. Freemailer wie eben GMX, Freenet usw. haben auch meistens den Vorteil, dass sie mehr Funktionen bieten als die E-Mail-Postfächer der Domain-Provider, z.B. Spam- und Virenschutz, Faxfunktion, unbegrenzter Speicher, Online-Festplatte, Kalender, Outook-Sychronisation usw. Wichtig ist aber, dass man sich für den jeweiligen Bezahltarif entscheidet. So haben Sie meistens mehr Speicher (oft sogar unbegrenzt), besseren Spamschutz und eine werbefreie Weboberfläche. Noch wichtiger aber ist: Manche Provider blenden in ausgehenden E-Mails eine Werbefußzeile ein, wenn man den Gratis-Tarif verwendet. Und das geht nun wirklich gar nicht als Unternehmer!

Meistens werden größere Kanzleien mit mehreren Mitarbeitern auch die E-Mail-Adresse “über die Domain laufen lassen”. Viel wichtiger finde ich aber, wie die Adresse lautet. Große Kanzleien und Firmen haben oft eigene Serverlösungen, und sie können ja auch nicht für jeden Mitarbeiter eine Adresse bei einem Freemail-Anbieter einrichten, oder gar bei mehreren verschiedenen (das würde nämlich auch nicht sehr professionell aussehen). Ich schreibe hier nur für die “Klein-Kanzlei” mit wenigen Mitarbeiten, bei denen oft sowieso nur der Chef die Mails erhält. Außerdem gelten die hier gemachten Ausführungen natürlich auch für die private E-Mail-Adresse.

Unter den sog. Freemail-Anbietern sollte man sich zunächst einen bekannten aussuchen, wie z.B. Freenet, GMX oder Hotmail (es gibt natürlich noch weitere bekannte). Damit kann man erstens einigermaßen sicher sein, dass der Anbieter auch in Zukunft Bestand haben wird (und mit ihm die eigene E-Mail-Adresse – allzu viele Anbieter sind in den letzten Jahren auch einfach wieder verschwunden), und zum anderen ist es viel leichter, am Telefon eine Freenet- oder GMX-Adresse durchzugeben, als z.B. eine mit der Endung “@world-wide-beste-freemail.com”. Denn den meisten Leuten dürften die gängigen Provider bekannt sein, sodass keine Verständnisprobleme auftreten.

Wichtiger ist aber, was vor dem @ steht. Ich bin für das Muster vorname.nachname. Oft sehen wir auf den Teilnehmerlisten Gebilde wie “steuerkanzlei_hans-peter.schmidt_und_jakob.hauser_dortmund-luetgendortmund@irgendein-provider.de”. So was kann man schon kaum vom Briefkopf abtippen, geschweige denn am Telefon buchstabieren!

Also: vorname.nachname, oder auch “steuerkanzlei.name”. Aber nicht den ganzen Lebenslauf in die E-Mail-Adresse schreiben! Dies gilt m.E. auch für private E-Mail-Adressen. Dass Adressen wie “superman1975″ usw. tabu sein sollten, dürfte klar sein (kommt aber alles vor!).

Als Trenner zwischen Vor- und Nachnamen empfehle ich klar den Punkt. Der Bindestrich kann verwirren, da er schon in der normalen Namensschreibung als Trenner von Doppelnamen gebraucht wird. Ist “eva-maria.mueller-meier@…” noch halbwegs klar, wäre “eva-maria-mueller-meier@…” schon verwirrender. Auch der Unterstrich gehört nicht in E-Mail-Adresse. Er ist nämlich kaum noch zu sehen, wenn das Textverarbeitungsprogramm die E-Mail-Adresse als solche erkennt und sie blau färbt und unterstreicht. Dann fallen Unterstrich und “Unterstreichungsstrich” aufeinander und sind kaum noch unterscheidbar.

Für eigene Domainnamen gilt im Prinzip das Gleiche, also möglichst knapp und klar lesbar. Der Idealfall wäre “vorname@nachname….”, aber das Glück, den eigenen Nachnamen ohne weitere Zusätze als Domainname zu ergattern, haben wohl die wenigsten. In diesem Zusammenhang rate ich auch davon ab, wenn de, com, net und info schon vergeben sind, einfach irgendeine Endung zu nehmen. Mit www.name.cx können nur wenige etwas anfangen, auch wenn die Adresse noch frei sein sollte (cx ist die Domain der Weihnachtsinsel, die aber auch bei uns registriert werden kann – das nur als ein Beispiel unter vielen möglichen Endungen). Intuitiv auf Verdacht wird das wohl niemand so in den Browser eingeben und damit zufällig auf Ihre Homepage stoßen. Dann lieber www.steuerkanzlei-name.de oder auch www.name-stuttgart.de (wenn Sie in Stuttgart sind, sonst natürlich eine andere Stadt!).

Vor dem @ sind in solchen Fällen übliche “Zentraladressen” info, mail, post, kanzlei usw. (wobei info die häufigste Adresse sein dürfte). Oder, vor allem auch für die Mitarbeiter, vorname.nachname@eigene-domain… Der Vorname wird oft auch nur mit dem Anfangsbuchstaben abgekürzt. Man sollte immer darauf achten, dass E-Mail-Adressen nicht allzu lang werden. Je mehr Tipparbeit, um so mehr Fehlerpotenzial! Trotzdem finde ich es unpersönlich, wenn nur der Nachname vor dem @ steht. Außerdem gibt das Probleme, wenn zwei Mitarbeiter denselben Nachnamen haben. Dann muss man deren Adressen doch wieder mit dem Vornamen zu sehen – und schon hat man keine einheitliche Systematik mehr.

Zum Schluss noch ein paar Tipps zu Inhalt und zur Verwendung von E-Mails:

1. Ich persönlich mache bei der Formulierung keinen Unterschied zwischen einem Brief auf Papier und einer E-Mail. Also “Sehr geehrte Damen und Herren” und “mit freundlichen Grüßen” statt “Hallo” und “Tschüss”. Zumindest beim “Erstkontakt”. In Folgemails geht durchaus auch “Hallo” als Anrede.Und natürlich duzt man den E-Mail-Adressaten nur dann, wenn man auch im wirklichen Leben per du ist!
2. Sparen Sie Zeilen bei der E-Mail-Signatur! 4 bis 7 Zeilen sollten ausreichen. Empfänger, die Ihre Mails ausdrucken, werden es Ihnen danken.
3. Bei längeren Korrespondenzen, bei denen die Mails ein paar Mal hin und her gehen, sollten Sie hin und wieder die zitierten vorherigen Mails löschen. Sonst wird der Rattenschwanz immer länger – was wiederum den Ausdruck verteuert.
4. Gehen Sie sparsam mit Formatierungen (Fettdruck usw.) um. Solche Mails enthalten “versteckten” HTML-Code und werden von manchen Empfängern potenziell für gefährlich gehalten und gleich gelöscht. Außerdem werden nicht alle Mails auf dem PC gelesen – und z.B. das Smartphone des Empfängers könnte Probleme mit den Formatierungen haben. Umfangreich formatierte Texte (z.B. mit Tabellen) schreiben Sie besser mit der Textverarbeitung und fügen sie als PDF-Anhang der E-Mail bei.
5. Verzichten Sie auf die Einbindung Ihres Firmenlogos als Grafik in der Signatur! Solche Mails werden beim Emfänger als Mail mit Anhang markiert (meist erkennbar am Büroklammer-Symbol) – und das bedeutet “Virusgefahr”. Außerdem haben nicht alle Leute DSL, und Grafiken verlängern die Ladezeit.
6. Erkundigen Sie sich bei größeren Dateianhängen vorher beim Empfänger, ob er diese überhaupt empfangen kann. Die meisten Provider erlauben heute bis 10 MB, in den Bezahltarifen meist bis 50 MB. Gerade bei Firmen mit eigenen Mailservern kann diese Grenze aber auch deutlich niedriger liegen. Außerdem verursachen große Dateianhänge lange Ladezeiten. Bevor der Kunde sauer ist, schicken Sie ihm die Dateien lieber per Post auf CD-ROM zu.
7. Bestätigen Sie kurz den Erhalt einer empfangenen E-Mail. Auch, wenn Sie die vom Mail-Schreiber gewünschte Aktion gleich durchführen (z.B. Zusendung einer Auskunft per Post), hängt er erstmal in der Luft, wenn die E-Mail nicht beantwortet wurde. Da E-Mail ein schnelles Medium ist, sollte auch die Rückantwort schnell erfolgen, spätestens am Folgetag. Verzichten Sie aber dennoch besser darauf, Ihre ausgehenden Mail mit der automatischen Anforderung einer Versandbestätigung zu versehen. Ich habe mein Mailprogramm jedenfalls so konfiguriert, dass diese Anfrage genauso automatisch – ignoriert werden.
8. Nutzen Sie die Betreffzeile! Ein prägnanter und aussagefähiger Betreff erleichtert dem Empfänger die Zuordnung Ihrer Mail. Schließlich ist die Betreffzeile das Einzige vom Inhalt Ihrer Mail, was der Empfänger im Posteingang seines Mailprogramms sieht (bis er die Mail öffnet). Die Betreffzeile leer zu lassen, ist nicht nur schlechter Stil, sondern führt oft auch dazu, dass Ihre Mail gleich automatisch in den Spamordner des Empfängers befördert wird!